Cara Membuat Mail Merge di Word dengan Mudah dan Cepat

Beritaharianku.com – Cara Membuat Mail Merge di Word dengan Mudah dan Cepat, Fungsi dari mail merge itu sendiri adalah untuk membantu kita membuat dokumen berupa surat yang sama untuk beberapa peenrima yang berbeda dengan cara yang cepat dan mudah.

Fitur ini sangat membantu untuk beberapa orang, karena dengan adanya fitur mail merge ini, tidak perlu khawatir untuk menyebarkan surat yang sama kepada beberapa penerima.

Mail merge itu juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, atau amplop dalam jumlah banyak untuk berbagai orang yang berbeda.

Sebelumnya, untuk membuat mail merge kita harus menyiapkan dua buah dokumen yaitu dokumen master atau dokumen yang memiliki isi yang sama untuk semua penerima. Berupa surat undangan pernikahan, undangan arisan, atau surat lainnya.

Kemudian data source atau dokumen dalam cara membuat mail merge di word yang isinya khusus untuk masing-masing penerima. Nah misalnya ada nama, dan alamat si penerima.

Contoh dari data source berupa data di excel, data access, atau contact pada outlook-nya. Biasanya data source ini menggunakan excel karena jauh lebih cepat dan mudah jika dibandingkan dengan data lainnya.

Ada kelebihan lain yang bisa kamu dapatkan ketika menggunakan excel, yaitu lebih mudah untuk mengontrol dan menambah data yang baru, mudah untuk membaca data yang ditampilkan di lembar kerja excel, apabila ada kekeliruan bisa diperbaiki. Bisa mempermudah  untuk menyalin data source untuk dokumen lembar kerja lainnya.

Misalnya saja nih, dalam cara membuat mail merge di word berupasertifikat pelatian yang pesertanya ada dua ribuan. Maka untuk memilih nama pada lembar kerja bisa menggunakan excel.

Langkah Membuat Mail Merge

Tahap pertama yang harus dibuat adalah data source-nya. Data source ini cukup emmakan waktu lama karena banyaknya orang yang harus dicantumkan di excel. Membuat data source berupa nama dan alamat di excel. Contohnya seperti Budi-Palembang, dan Dika-Bogor

Hal kedua dalam cara membuat mail merge di word yakni membuat dokumen masternya. Jika dokumen master tidak dibuat lalu apa yang akan dikirimkan menggunakan data source? Apakah surat kosong? Membuat dokumen master di word, kemudian beri jarak  untuk nama dan alamat, dan jangan lupa untuk simpan dengan nama master surat.

Tahap selanjutnya adalah menggabungkan data source dengan dokumen masternya. Pada fitur mailings tab lalu grup start mail merge, kemudian klik start mail merge.

Selanjutnya kamu akan memilih data sourcenya, pada mailings tab, grup untuk start mail merge.  Kemudian klik select recipients. Langkah selanjutnya adalah memilih use existing list, kamu akan mencari lokasi penempatan dokumen pada kotak dialog select data source.

Cara membuat mail merge di wordyang selanjutnya adalah denganklik open untuk menampilkan kotak dialog select table. Kemudian klik lembar kerja yang berisi sumber data, dan pastikan centang fitur first row of data cointains column, jika sudah klik ok untuk menyelesaikannya.

Data yang ada akan otomatis terisi di masing-masing tempatnya jika kamu menaruh kursor di bawah tulisan “kepada Yth”.  Selanjutnya pada tahap  mailings tab, grup write dan Insert fields, kemudian insert merge field, lalu pilih nama.

Kamu juga bisa melakukan hal yang sama seperti itu pada alamat, dan sekarang akhirnya tampilan dokumen akan menjadi data yang ditampilkan dalam tanda kurung siku dua seperti << data field>>

Nah, jika data pada saar cara membuat mail merge di wordyang ingin dipilih tertentu, pada mailings tab, grup start mail merge, kemudian klik edit recipient list.

Di kotak dialog yang berisi mail merge recipients, kosongkan kotak pada daftar. Bila ada penambahan data baru di  data excel, kamu hanya tingga klik nama dokumen pada data source, dan klik tombol fresh, jadi deh.

Data yang baru nantinya akan ditampilkan di daftarnya. Untuk melihat hasil penggabungannya, klik tombol preview results terlebih dahulu. Surat kan ditampilkan per data.

Klik tanda panah untuk berpindah antar data yang ada disana. Jika masih ada yang ingin diubah klik tombol preview results untuk melihatnya, dan laukan perubahan yang diinginkan.

Tahap selanjutnya dalam cara membuat mail merge adalah tahap pencetakan. Di tahap ini klik tombil finish & merge. Nah untuk mencetak surat di print documents ada 3 pilihan penting, yaitu all untuk mencetak semua surat yang ada, kemudian fitur current record untuk mencetak surat di halaman yang aktif, kemudian kotak from dan to untuk mencetak surat tertentu yang dipilih oleh pemilik.

Kita juga bisa menggunakan fitur edit individual documents di membuat mail merge diword untuk menyimpan hasil penggabungan ke dokumen baru.

Pilihannya juga sama seperti finish & merge, yaitu all, current record, dan nomor yang dituju tertentu. Untuk di dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per halamannya. Jangan lupa untuk menyimpan dokumen baru tersebut akan tersimpan.

Demikian adalah cara membuat mail merge di word yang bisa kamu pelajari ketika kamu ingin membuat surat atau undangan yang ditujukan kepada orang banyak. Semoga artikel ini bermanfaat.